Tata Cara Bertelepon

Pada saat telepon berbunyi, sebaiknya mengangkat gagang telepon sesegera mungkin, jangan biarkan penelepon menunggu lama. Jangan mengangkat telepon yang sedang berdering dengan kasar, karena hal itu
menunjukkan ketidak senangan dan ketidak sopanan terhadap orang yang ada disekitar Anda.

Menyebutkan nama instansi dan memberi salam kepada penelepon, Misal: PT Berdikari, selamat pagi. Sampaikan salam dengan suara jelas dan tidak terburu-buru.


Tanyakan dengan sopan siapa lawan bicara Anda tanpa terkesan menginterogasi, Misal: mohon maaf, boleh tahu dengan siapa saya bicara? Ada yang bisa saya bantu?

Dengarkan baik-baik permintaan si penelepon, jangan memotong pembicaraan.

Jika penelepon berkepentingan dengan orang lain, maka sambungkan segera kepada orang yang dituju, jelaskan siapa dan dari instansi mana si penelepon tersebut kepada orang yang dituju.


Apabila orang yang dituju tidak ada ditempat, maka penerima telepon harus bisa menerima pesan yang ingin disampaikan penelepon, catat dengan lengkap dan jelas, tanyakan dan catat kapan dan dinomor berapa penelepon bisa dihubungi. Pastikan pesan tersebut sampai kepada orang yang dimaksud.

Ucapkan terima kasih pada setiap akhir pembicaraan dan ucapkan kembali salam selamat pagi/siang/sore.


Beri kesempatan kepada penelepon untuk menutup telepon terlebih dahulu. Tutup telepon dengan perlahan.

Bersikaplah tersenyum dan duduklah dengan sopan pada waktu berbicara melalui telepon karena sikap yang kurang ramah dan posisi duduk yang kurang sopan dapat dirasakan oleh lawan bicara