Tugas dan Job Deskripsi Sekretaris
Kali ini saya akan mengulas tentang pekerjaan yang tidak jauh dari pimpinan perusahaan, yaitu sekretaris. Sekretaris adalah fungsi pekerjaan dalam suatu perusahaan ataupun organisasi yang bertugas membantupimpinan untuk menyelesaikan pekerjaannya dalam menjalankan roda perusahaan ataupun organisasi.
Tugas Sekretaris Perusahaan
adalah membantu pimpinannya dalam melakukan tugas-tugas harian, baik
yang rutin maupun yang khusus. Tugas rutin merupakan tugas sehari-hari
yang biasa dikerjakan oleh seorang sekretaris tanpa perlu perintah dari
pimpinan. Sedangkan tugas khusus adalah tugas yang diperintahkan oleh
pimpinan agar sekretaris dapat menyelesaikan suatu permasalahan dengan
menggunakan pengalaman dan ilmunya sebagai seorang sekretaris.
Uraian Tugas Sekretaris
Seorang
sekretaris merupakan fungsi pekerjaan yang memiliki multi tugas. Tugas
seorang sekretaris sangat bervariasi dan bermacam-macam. Berikut ini
uraian tugas sekretaris :
- Memfilter informasi dan sebagai sumber informasi bagi pimpinan dan menjalankan tugas, fungsi dan tanggungjawabnya.
- Mengatur aktivitas perusahaan, mulai dari administrasi hingga human relations (HR).
- Menjadi perantara pihak-pihak yang ingin berhubungan dengan pimpinan.
- Menjadi mediator pimpinan dengan bawahan.
- Memberikan ide-ide sebagai alternatif pemikiran pimpinan.
- Pemegang rahasia penting pimpinan yang berkaitan dengan perusahaan.
Uraian Tugas Sekretaris di atas merupakan tugas secara umum seorang sekretaris kepada pimpinannya.
Tugas dan Tanggung Jawab Seorang Sekretaris
Banyaknya tugas seorang sekretaris, berikut ini kami klasifikan dalam beberapa macam :
- Tugas Rutin : Tugas rutin misalnya, surat menyurat, pengetikan, filling, menerima tamu, telepon, telegram, menyimpan arsip-arsip penting.
- Tugas Intruksi : Tugas intruksi misalnya, membuat jadwal pertemuan dan perjanjian dengan teman relasi maupun kegiatan lainnya, persiapan dan penyelenggaraan rapat.
- Tugas Kreatif: Tugas kreatif misalnya, dokumentasi, mengatur ruang pimpinan, mempersiapkan pidato dan presentasi, mengirim ucapan pada relasi maupun klien.