Penanganan Telepon Masuk

PENANGANAN TELEPON MASUK

                                    SISTEM

1.      Telepon

2.      Alat tulis (Note book)

3.      Penerima telepon

                                    PROSEDUR

1.         Mengangkat Telepon

2.         Berbicara dengan lawan bicara

3.         Catat pesan pada note book

4.         Mengakhiri Telepon

METODE

1.      Hentikan kegiatan apapun yang kita lakukan sebelumnya

2.      Angkat telepon sebelum berbunyi 3 kali

3.      Angkat telepon menggunakan tangan kiri, sedangkan tangan kanan memegang alat tulis

4.      Menyebutkan nama instansi dan memberikan salam kepada penelepon

5.      Tanyakan dengan sopan siapa lawan bicara, tanpa terkesan

menginterogasi lawan bicara

6.      Jangan berbicara dengan orang ketiga pada saat menelepon

7.      Dengarkan baik-baik permintaan lawan bicara

8.      Tersenyum dan duduk dengan sopan pada waktu berbicara melalui telepon karena sikap yang kurang ramah dan posisi duduk yang kurang sopan dapat dirasakan oleh lawan bicara

9.      Tanyakan pesan yang ingin disampaikan

10.  Menanyakan nomor telepon yang bisa dihubungi

11.  Ucapkan terima kasih salam pada akhir pembicaraan

12.  Beri kesempatan bagi penelepon untuk menutup telepon terlebih dahulu

13.  Tutup telepon dengan hati-hati